Privacybeleid Spelenderwijzer vzw

Jouw privacy bij Spelenderwijzer vzw

Spelenderwijzer vzw hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en verwerkt deze steeds volgens de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

We verzamelen en verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze werking, zoals je naam, contactgegevens en administratieve gegevens. Deze informatie gebruiken we om vlot met jou te communiceren, aanvragen en boekingen correct te behandelen, activiteiten te organiseren en onze administratieve verplichtingen, zoals facturatie, uit te voeren.

We gaan zorgvuldig, transparant en verantwoordelijk om met de gegevens die je met ons deelt. Als non-profitorganisatie verwerken we enkel gegevens die nodig zijn om onze maatschappelijke missie te realiseren, onze dienstverlening te organiseren, te garanderen en waar mogelijk te verbeteren.

Spelenderwijzer gebruikt jouw gegevens enkel voor volgende doeleinden:

• Boekingen: om je workshop, voorstelling of activiteit correct vast te leggen.
• Administratie: om planning, opvolging en facturatie in orde te brengen.
• Contact: om je vragen te beantwoorden, informatie te bezorgen of een offerte op maat te maken.

Verantwoordelijke voor de verwerking

Spelenderwijzer vzw
Stommehoevenstraat 82
2160 Wommelgem
Ondernemingsnummer: BE0820 437 183

Website: https://spelenderwijzer.be/

Gebruik van jouw gegevens

De persoonsgegevens die je aan ons bezorgt, gebruiken we uitsluitend voor doeleinden die verband houden met onze dienstverlening. Dit kan onder andere gaan over het behandelen van aanvragen, het organiseren en uitvoeren van activiteiten, communicatie met docenten, scholen, organisaties en partners, en het verbeteren van onze werking.

We verwerken enkel gegevens die noodzakelijk zijn voor deze doeleinden.

Waarom mogen wij jouw gegevens verwerken?

Spelenderwijzer vzw verwerkt jouw persoonsgegevens enkel wanneer hiervoor een geldige reden bestaat volgens de privacywetgeving (AVG).

Dit gebeurt bijvoorbeeld:

• omdat het nodig is om een aanvraag, boeking of samenwerking correct uit te voeren;
• omdat we moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze boekhouding en administratie;
• omdat het noodzakelijk is voor onze werking, communicatie en het verbeteren van onze dienstverlening;
• omdat je hiervoor toestemming hebt gegeven, wanneer dit nodig is.

Vertrouwelijkheid en bescherming van jouw gegevens

We behandelen de informatie die we over jou en jouw gebruik van onze diensten ontvangen met de nodige zorg en vertrouwelijkheid. Jouw persoonsgegevens worden nooit verkocht, verhuurd of gebruikt voor commerciële doeleinden door derden.

Wanneer het noodzakelijk is om bepaalde gegevens te delen met externe partners, zoals onze artiesten en docenten, gebeurt dit enkel wanneer dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening en steeds met aandacht voor de bescherming van jouw privacy.

Spelenderwijzer vzw neemt passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.

Jouw privacyrechten

De AVG geeft je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Inzage: je mag vragen welke gegevens we over jou bewaren.
• Aanpassing: zijn jouw gegevens niet correct? Dan kan je vragen om deze te verbeteren.
• Verwijdering: je kan vragen om jouw gegevens te verwijderen wanneer dit mogelijk is binnen de wettelijke verplichtingen.
• Bezwaar: je kan bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking van jouw persoonsgegevens.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens niet correct worden verwerkt.

We raden je aan om eerst contact met ons op te nemen via info@spelenderwijzer.be, zodat we samen kunnen bekijken hoe we jouw vraag of bezorgdheid kunnen behandelen.

Waarop is dit privacybeleid van toepassing?

Dit privacybeleid geldt voor alle persoonsgegevens die Spelenderwijzer vzw verwerkt binnen haar werking. Dit omvat onder andere:

• het bezoek en gebruik van onze website;
• aanvragen, inschrijvingen en contacten rond onze workshops en voorstellingen;
• de samenwerking met artiesten, docenten en andere medewerkers;
• communicatie en samenwerkingen met scholen, organisaties, partners en andere betrokkenen.

Door gebruik te maken van onze diensten of met Spelenderwijzer vzw samen te werken, neem je kennis van dit privacybeleid.

Dit privacybeleid maakt deel uit van onze werking en geldt voor alle huidige en toekomstige samenwerkingen waarbij persoonsgegevens worden verwerkt.

De meest recente versie van dit privacybeleid is steeds van toepassing. Wanneer we ons privacybeleid aanpassen, vervangt de nieuwe versie de vorige vanaf het moment van publicatie.

Jouw persoonsgegevens en onze verantwoordelijkheid

Spelenderwijzer vzw vindt het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. In dit privacybeleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom we deze gebruiken, hoe we ze beschermen en welke rechten jij hebt.

We verwerken persoonsgegevens enkel wanneer dit noodzakelijk is voor onze werking, dienstverlening, wettelijke verplichtingen of om onze communicatie en samenwerking goed te laten verlopen.

Heb je vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over dit privacybeleid? Neem dan contact op met Spelenderwijzer vzw via onze contactgegevens op onze website.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Spelenderwijzer vzw verwerkt enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze activiteiten, het organiseren van onze dienstverlening, het onderhouden van contacten en het uitvoeren van onze administratieve verplichtingen.

Welke gegevens we verwerken, hangt af van jouw relatie met Spelenderwijzer vzw.

1. Bezoekers van onze website

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen volgende gegevens verwerkt worden:

• IP-adres;
• gegevens verzameld via cookies.

Meer informatie hierover vind je in ons cookiebeleid:
https://spelenderwijzer.be/cookiebeleid-eu/

2. Personen en organisaties die informatie aanvragen of een workshop/activiteit wensen te boeken

Wanneer je contact opneemt met Spelenderwijzer vzw voor informatie, een offerte of een aanvraag, kunnen we volgende gegevens verwerken:

• voornaam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• naam van de school, organisatie of het bedrijf;
• functie of rol binnen de organisatie;
• doelgroep waarvoor de activiteit bedoeld is;
• adres van de locatie;
• gewenste periode of datum;
• informatie over de gewenste workshop(s), voorstelling(en) of activiteit(en).

Deze gegevens gebruiken we om jouw aanvraag te behandelen, contact met je op te nemen, een passend aanbod te maken en onze dienstverlening te organiseren.

3. Klanten die gebruikmaken van onze diensten

Wanneer je een workshop, voorstelling of andere activiteit bestelt, verwerken we de gegevens die nodig zijn voor de uitvoering en opvolging van onze dienstverlening:

• gegevens van de contactpersoon (naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres);
• informatie over de geboekte workshop(s), voorstelling(en) of activiteit(en);
• praktische informatie over de locatie en contactpersonen;
• facturatiegegevens;
• bankrekeningnummer, BTW-nummer, Peppol-gegevens en ondernemingsnummer indien van toepassing;
• feedback, evaluaties of reacties over onze dienstverlening.

Deze gegevens gebruiken we voor communicatie, planning, administratie, facturatie en het verbeteren van onze werking.

4. Docenten en medewerkers waarmee Spelenderwijzer vzw samenwerkt

Voor de organisatie van onze activiteiten verwerken we persoonsgegevens van onze docenten, artiesten en begeleiders, waaronder:

• voornaam en achternaam;
• woonplaats;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• foto’s en video’s in het kader van communicatie, promotie of verslaggeving wanneer hiervoor een gepaste toestemming of wettelijke basis aanwezig is.

Daarnaast kunnen, indien relevant voor de samenwerking, volgende gegevens verwerkt worden:

• statuut voor uitbetaling (bijvoorbeeld zelfstandige, vereniging of andere samenwerkingsvorm);
• informatie over relevante ervaring, talenten en vaardigheden die nodig zijn voor opdrachten (zoals artistieke ervaring, specifieke disciplines, beschikbaarheden, verplaatsingsmogelijkheden of beschikbare materialen);
• feedback over uitgevoerde opdrachten.

Gegevens van bijzondere aard en minderjarigen

Spelenderwijzer vzw verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, politieke overtuigingen, seksuele geaardheid of afkomst.

Via onze website en contactformulieren richten we ons niet tot kinderen jonger dan 16 jaar. Via deze kanalen verzamelen we enkel persoonsgegevens van personen die namens zichzelf, een school, organisatie of andere partner contact met ons opnemen.

Wanneer in het kader van onze activiteiten gegevens over deelnemers worden verwerkt, gebeurt dit via de betrokken school, organisatie of verantwoordelijke begeleider en enkel voor zover dit nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

Foto’s en video’s tijdens activiteiten

Tijdens workshops, voorstellingen en andere activiteiten kunnen foto’s of video’s gemaakt worden voor verslaggeving, communicatie of promotionele doeleinden van Spelenderwijzer vzw.

We gebruiken beeldmateriaal enkel wanneer hiervoor een gepaste toestemming werd verkregen of wanneer hiervoor een andere wettelijke basis bestaat. We gaan hierbij steeds zorgvuldig om met de privacy van deelnemers, scholen, organisaties en medewerkers.

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Spelenderwijzer vzw bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden. We houden hierbij rekening met wettelijke verplichtingen en de noodzaak om onze dienstverlening goed te kunnen organiseren.

• Aanvragen en contacten: we bewaren jouw gegevens zolang dit nodig is om je vraag te behandelen en onze communicatie op te volgen.
• Klanten, scholen en organisaties: gegevens die nodig zijn voor administratie en facturatie bewaren we volgens de wettelijke bewaartermijnen (zoals de boekhoudkundige bewaartermijn van 7 jaar).
• Docenten, artiesten en medewerkers: gegevens bewaren we zolang nodig is voor de samenwerking en onze administratieve verplichtingen.

Na afloop van de bewaartermijn worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.